SOPHIA

Referenz — Systemhersteller Gebäudehülle × Sophia

6.000 Mails im Monat.
Erledigt statt sortiert

Ein deutsches Familienunternehmen fertigt Bauelemente für Dach und Fassade und verkauft ausschließlich über den Fachhandel. Der halbe Umsatz kommt als E-Mail.

Zur Hälfte Bestellungen, zur Hälfte Anfragen, mit harten saisonalen Spitzen. Sophia bearbeitet beides: erfassen, gegen die Warenwirtschaft prüfen, zurückschreiben, antworten.

Gespräch anfragen

Datenplatte

Kunde

Deutsches Familienunternehmen, Hersteller von Bauelementen für Dach und Fassade

Größe

Über 100 Mitarbeitende, zwei Produktionsstandorte

Vertrieb

Ausschließlich über den Fachhandel, streng händlertreu

Fertigung

Auf Bestellung, konfiguriert nach Maß, Material, Beschichtung und Farbe

Systeme

abas ERP, Postfach (Microsoft Exchange, on premise)

< 15 Min

Reaktionszeit, auch in der Saison

9 von 10

Bestellungen ohne Handarbeit

≥ 20 Min

gespart pro Vorgang

~6.000

Vorgänge im Monat

In drei Zeilen — wo es klemmte, was wir gemacht haben, was jetzt läuft

Vorher

Jede Position von Hand

Der Fachhandel bestellt mit seinem eigenen Formular. In der Hochsaison entscheidet die Reaktionszeit über den Auftrag, und genau dann steht die längste Schlange.

Eingriff

Sophia hängt an Postfach und ERP

Bestellungen werden erfasst und bestätigt, Anfragen bepreist und beantwortet, beides gegen die Warenwirtschaft geprüft.

Jetzt

Nur noch die Ausnahmen

Bestellungen und Anfragen sind in Minuten bearbeitet. Der Innendienst entscheidet nur, wo es klemmt, und hat die Zeit für das, was den Auftrag bringt: den Fachhändler am Telefon.

Fassadenraster aus vertikalen Metalllamellen, abstrakt angeschnitten
Automatisierte Fertigungslinie in einer Produktionshalle

01

Referenz 01 — Das Unternehmen

Konfiguriert,
nicht katalogisiert

Der Betrieb walzt und kantet Metallprofile für Dach, Wand und Fassade und liefert das ganze System dazu, von der Befestigung bis zur Entwässerung. Verkauft wird nicht am Fachhandel vorbei, sondern durch ihn.

Länge, Material, Dicke, Beschichtung, Farbe: jede Kombination ist ein eigener Artikel und ein eigener Preis. Was für den Kunden Flexibilität ist, ist für den Innendienst eine Kalkulation pro Mail.

02

Referenz 02 — Vorher und jetzt

Der Posteingang
war der Vertrieb

Vorher

PDF-Positionen abgetippt

Zig Excel-Tabellen und Workarounds

Jeder Innendienstler macht sein eigenes Ding

Kein Cross-Selling

Signale und Leads bleiben unentdeckt

Preis nur über wenige Köpfe

Gesperrte Artikel fallen spät auf

Rückstau in der Hochsaison

Zweiter Standort neu gebaut

Jetzt

→Aus dem Händlerformular entsteht der Auftrag im ERP, Position für Position.

→Die Logik aus Tabellen und Workarounds liegt versioniert in der Plattform — ein Weg, für alle gleich.

→Jeder Vorgang läuft nach demselben Standard, jede Entscheidung ist nachvollziehbar.

→Cross-Selling wird Vorschlag: Passende Produkte liegen beim Angebot gleich dabei.

→Signale und Leads aus Postfach und Warenwirtschaft kommen als Chance auf den Tisch — mehr Umsatz aus dem Bestand.

→Die Preismodelle des Hauses liegen als versionierte Logik in der Plattform.

→Sperrkennzeichen und nicht herstellbare Kombinationen fallen vor dem Angebot auf.

→Volumen ist eine Einstellung, keine Personalfrage.

→Ein Setup wird auf den zweiten Mandanten übertragen, nicht neu gebaut.

03

Referenz 03 — Am Werk

Erledigt,
nicht nur erkannt

W/01

Jede Mail wird eingeordnet

Bestellung oder Anfrage, Anhang gelesen, Positionen extrahiert, Kunde gegen den Stamm aufgelöst. Erst danach startet der passende Prozess.

W/02

Bestellung erfasst und bestätigt

Aus dem Händlerformular entsteht der Auftrag im ERP, mit aufgelöster Artikelnummer und geprüftem Preis. Die Bestätigung geht als Entwurf zurück.

W/03

Anfrage bepreist

Die Konfiguration wird aufgelöst. Was nicht eindeutig ist, kommt als Klärung an den Innendienst, nicht als geratener Preis.

W/04

Nicht machbar wird nicht angeboten

Sperrkennzeichen, fehlende Preiszeilen und unmögliche Kombinationen werden geprüft, bevor sie beim Händler stehen.

W/05

Vergleich statt Vertrauen

Zu jedem Vorgang liegt die Extraktion neben dem Originaldokument, und vor jeder Antwort steht die Freigabe eines Menschen.

W/06

Der Vertrieb recherchiert im Chat

Der erste Anwendungsfall kam vom Kunden selbst: Suche nach Fachhändlern in einem Postleitzahlgebiet, inklusive Abgleich gegen den eigenen Bestandskundenstamm.

Ergebnis — gemessen, nicht behauptet

No-Touch Rate

9 von 10 Bestellungen ohne Handarbeit erfasst

Durchlaufzeit

unter 15 Minuten, auch in der Saison — vorher bis zu 2 Tage

Fehlerquote

0 stille Fehler — Abweichungen eskalieren automatisch

Abgeschlossene Transaktionen

~6.000 Vorgänge im Monat — Bestellung und Anfrage

Eigenständig beantwortete Anfragen

rund 70 Prozent

Entlastung pro Vorgang

mindestens 20 Minuten gespart

Der eigentliche Gewinn steht in keiner dieser Zeilen. Er ist die Zeit, die der Innendienst wieder für den Fachhändler hat.

Und die freie Zeit arbeitet weiter: Mit ihr entstehen auf Sophia die nächsten Agenten — sie lesen Signale aus Markt, Kunden-News und Bestellverhalten und machen daraus Anfragen und Aufträge. Mehr Umsatz aus neuen und bestehenden Kunden. Signal-to-Cash →

Gemessen ab dem ersten Vorgang, gegen eine gemeinsame Vorher-Messung, monatlich berichtet.

Euer Innendienst
kann das auch

Gespräch anfragen