SOPHIA

Referenz — Manufaktur für Innenausbau × Sophia

Jede Anfrage ein Unikat.
Jedes Angebot in Minuten

Ein international renommiertes deutsches Familienunternehmen fertigt Oberflächen und Ausbauelemente für den gehobenen Innenausbau. Zwei Anfragen sind nie gleich, und keine lässt sich aus einer Preisliste beantworten.

Sophia übernimmt den Weg von der eingehenden Mail bis zum Angebot im ERP. Der Vertrieb entscheidet, die Maschine rechnet und schreibt.

Gespräch anfragen

Datenplatte

Kunde

International renommiertes deutsches Familienunternehmen, Oberflächen und Ausbauelemente für den gehobenen Innenausbau

Größe

Über 100 Mitarbeitende, Umsatz im zweistelligen Millionenbereich

Markt

Projektgeschäft weltweit: Architekten, Innenausbauer, Bauherren

Fertigung

Auftragsbezogen und projektspezifisch, dazu ein eigenes Produktprogramm

Systeme

abas ERP, Postfach (Microsoft Exchange), Dokumentenmanagement

< 1 Std

Reaktionszeit — vorher 2–3 Tage

8 von 10

Vorgänge ohne Nacharbeit

≥ 20 Min

gespart pro Vorgang

4.000+

Artikel im Stamm

In drei Zeilen — wo es klemmte, was wir gemacht haben, was jetzt läuft

Vorher

Hin und her, und nichts davon dokumentiert

Vier Vorgangsarten in einem Postfach, und jede Anfrage lief per Hand zwischen Mail, ERP, Vertriebssystem und Nebentabellen hin und her. Wie gerechnet wird, stand nirgends geschrieben, sondern nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter.

Eingriff

Sophia hängt an Postfach und ERP

Anfragen werden erkannt, gegen den Live-Artikelstamm gerechnet und als Chance, Angebot oder Auftrag nach abas geschrieben.

Jetzt

Prüfen und freigeben statt erfassen

Anfragen und Bestellungen sind in Minuten bearbeitet. Der Innendienst entscheidet nur die Ausnahmen, und die Zeit, die frei wird, geht in die Kundenbeziehung.

Holzoberfläche im Detail, stark angeschnitten
Materiallager mit Hochregalen

01

Referenz 01 — Das Unternehmen

Verkauft wird über
Spezifikation

Ein Haus, das seit Jahrzehnten Oberflächen und Ausbauelemente für anspruchsvolle Innenräume baut, mit hoher Fertigungstiefe und viel Handarbeit. Nicht aus dem Katalog: der Architekt beschreibt, was er braucht, und bekommt dafür ein Angebot.

Genau das ist die Stärke der Marke und die Last des Innendienstes. Jede Anfrage ist eine kleine Kalkulation, die als Mail beginnt und als Angebot im ERP enden muss.

02

Referenz 02 — Vorher und jetzt

Alles im Kopf.
Nichts im System

Die Story: Eine Anfrage kommt per Mail — mal auf Englisch, mal in fremden Einheiten, immer ein Unikat. Wer sie beantworten will, liest von Hand, springt zwischen den Systemen und rechnet nach Regeln, die nur in wenigen Köpfen liegen. Das Wissen war da. Es stand nur nie im System — und genau daran hing jede Angebotszeit.

Der Anlauf davor: eine Salesforce-Einführung — rund 500.000 Euro und vier Jahre, ohne echten Erfolg. Wir kamen rein, um genau das zu retten.

Vorher

Vier Jahre Salesforce-Einführung ohne Durchbruch

Jede Mail von Hand gelesen

Hin und her zwischen den Systemen

Rechenwege nur im Kopf

Übersetzen vor dem Rechnen

Warten auf wenige Personen

Jetzt

→Jeder Thread wird bei Ankunft klassifiziert, Kunde und Anhang aufgelöst.

→Ein Vorgang, ein Weg: Chance, Angebot und Auftrag entstehen direkt in abas.

→Die kaufmännischen Regeln liegen als versionierte, nachlesbare Logik in der Plattform.

→Englisch und fremde Einheiten laufen mit, ohne Zwischenschritt.

→Der Innendienst gibt frei, statt zu erfassen, und Anfragen sind in Minuten beantwortet.

03

Referenz 03 — Am Werk

Was nicht sicher ist,
wird gefragt

W/01

Posteingang sortiert sich

Jeder Thread wird bei Ankunft klassifiziert: Angebot, Preisanfrage, Muster, Bestellung. Was zusammengehört, liegt zusammen.

W/02

Gerechnet gegen den Live-Stamm

Artikel und Preise kommen aus dem laufenden ERP, nicht aus einer Kopie. Was nicht sicher ist, kommt als Klärung, nicht als geratener Preis.

W/03

Geschrieben wird in das ERP

Die Objekte entstehen dort, wo der Prozess sie erwartet, mit den Feldern und Konventionen des Hauses. Kein Zweitsystem, keine Nacherfassung.

W/04

Ein Mensch gibt frei

Vor jedem Schreibvorgang in das Produktivsystem steht ein Halt. Vollautomatik ist eine Entscheidung des Kunden, kein Auslieferungszustand.

W/05

Musteranfragen als eigener Weg

Eigener Katalog, eigene Bepreisung, eigener Versand, dieselbe Plattform. Am Ende steht ein versandfertiger Vorgang.

W/06

Rückfragen sind ein Datenbefund

Wo die Maschine nachfragt, liegt fast immer ein Problem in den Stammdaten. Der Betrieb räumt seinen Stamm auf, ohne dafür ein eigenes Projekt aufzusetzen.

Ergebnis — gemessen, nicht behauptet

No-Touch Rate

8 von 10 Vorgänge ohne menschlichen Eingriff

Durchlaufzeit

unter 1 Stunde pro Anfrage — vorher 2–3 Tage

Fehlerquote

0 stille Fehler — Abweichungen eskalieren automatisch

Abgeschlossene Transaktionen

Chance, Angebot und Auftrag — direkt in abas

Entlastung pro Vorgang

mindestens 20 Minuten gespart

Bereinigte Stammdatenbefunde

über 300 Artikel korrigiert

Der eigentliche Gewinn steht in keiner dieser Zeilen. Er ist die Zeit, die der Innendienst wieder für den Kunden hat.

Und die freie Zeit arbeitet weiter: Mit ihr entstehen auf Sophia die nächsten Agenten — sie lesen Signale aus Markt, Kunden-News und Bestellverhalten und machen daraus Anfragen und Aufträge. Mehr Umsatz aus neuen und bestehenden Kunden. Signal-to-Cash →

Gemessen ab dem ersten Vorgang, gegen eine gemeinsame Vorher-Messung, monatlich berichtet.

Euer Innendienst
kann das auch

Gespräch anfragen